MODUL 8
PENGELOLAAN SARANA TEMU KEMBALI INFORMASI
1. PENGOLAHAN FISIK BUKU
Semua kegiatan yang menyangkut pengolahan buku adalah untuk mempermudah sistem penyimpanan
dan pengambilan kembali buku baik bagi pemakai perpustakaan maupun bagi
pustakawan. Pengolahan buku meliputi pembuatan wakil ringkas buku seperti
katalog dan pengolahan fisik buku.
Nomor panggil merupakan tanda buku yang menunjukkan tempat penyimpanan suatu
buku di rak dan skaligus untuk membedakan dari buku-buku lainnya di
perpustakaan. Penentuan simbol nomor panggil tergantung dari sistem penyimpanan
buku di rak. Beberapa komponen dalam menentukan simbol nomor panggil adalah
nomor kelas baik nomor DDC, UDC, atau LCC tergantung sistem klasifikasi yang
dipakai, dan nomor buku.
Ada dua sistem pembuatan nomor buku, yaitu (1) menggunakan Tabel Cutter, (2)
menggunakan tiga huruf pertama tajuk entri utama. Dan sebagai unsur pembeda
selanjutnya adalah tanda judul dan tanda kopi serta jilid. Untuk membedakan
jenis lokasi ataupun jenis koleksi, seperti untuk koleksi referens bisa
ditambahkan R di atas nomor panggil yang telah ditetapkan.
Pengolahan fisik buku meliputi slip tanggal kembali, kantong buku, dan kartu
buku. Perlengkapan ini diperlukan untuk ketertiban dan kelancaran administrasi
peminjaman buku. Dalam menyiapkan perlengkapan fisik buku, perlu diketahui
terlebih dahulu sistem peminjaman yang diterapkan pada perpustakaan tersebut.
Selain untuk kepentingan administrasi peminjaman, kartu buku dan slip tanggal
kembali bisa digunakan untuk melakukan evaluasi koleksi perpustakaan misalnya
untuk mengetahui keterpakaian koleksi.
Kegiatan selanjutnya adalah pengerakan buku, yang disusun berdasarkan nomor
panggil. Untuk memberitahukan pengguna akan buku baru, perlu dilakukan display
buku terlebih dahulu.
II. TEKNIK PEMBUATAN KATALOG
Kegiatan pengindeksan yang dilakukan di perpustakaan menghasilkan sarana temu
kembali yang berupa (1) susunan koleksi bahan pustaka, dan (2) katalog
perpustakaan sebagai wakil ringkas koleksi bahan pustaka.
Tujuan utama katalog perpustakaan ialah membantu pengguna perpustakaan untuk
memperoleh bahan pustaka seefisien mungkin. Dengan berkembangnya aplikasi
teknologi informasi, penggunaan komputer kini mampu membuat katalog dan dapat
dimutahirkan secara terus-menerus, serta mampu menyusun katalog dari
sejumlah data bibliografis. Untuk keperluan katalogisasi berbasis komputer,
khususnya untuk pertukaran data bibliografis, kini telah berkembang.
MARC (Machine Readable Catalogue). Kemajuan teknologi
telah mengubah tujuan dan fungsi katalog menjadi lebih lengkap daripada
sebelumnya.
Teknik pengetikan kartu katalog mengikuti pola-pola yang telah diterapkan baik
format, maupun penggunaan punktuasi. Sedangkan jumlah penggandaan kartu katalog
tergantung keadaan buku dan kebijakan perpustakaan setempat, serta sistem
katalog yang digunakan perpustakaan. Untuk sistem katalog berkelas, selain
dibuatkan kartu tambahan untuk judul, subjek, pengarang lain, dibuatkan juga
katalog yang disusun berdasarkan nomor klasifikasi, indeks subjek dan entri
tambahan lainnya yang diperlukan, seperti shelflist. Kartu tambahan shelflist
unsur-unsurnya hampir sama dengan kartu utama.
Untuk katalog dalam bentuk OPAC penggandaan katalog tidak perlu dilakukan.
Pustakawan hanya memutuskan macam pendekatan yang akan dibuat. Pendekatan
melalui komputer akan lebih banyak jika dibandingkan dengan katalog kartu.
Untuk itu perlu ditentukan terlebih dahulu data bibliografi yang perlu diindeks
sehingga pada waktu penelusuran semua kebutuhan pengguna bisa diketahui.
III. SISTEM PENJAJARAN KATALOG
Ada dua macam sistem katalog, yaitu (1) katalog berabjad, yang terdiri dari
katalog berabjad terpadu (dictionary catalog) dan katalog terbagi. (divided
catalog); (2) katalog berkelas, terdiri dari 3 susunan katalog, yaitu katalog
subjek berkelas, katalog engarang – judul, dan indeks subjek. Penyusunan
katalog harus didasarkan pada aturan ssesuai dengan tuntutan katalog sebagai
sarana temu kembali. Sistem penjajaran harus dapat menjamin konsistensi,
sehingga pembaca tidak dibuat bingung dalam melakukan penelusuran.
Pada prinsipnya ada dua sistem penjajaran, yaitu kata demi kata dan huruf demi
huruf. Pada penjajaran kata demi kata formasi kata menentukan, kata yang lebih
pendek mendahului kata yang lebih panjang, bila terdapat persamaan huruf sejak
di permulaan kata. Pada penjajaran huruf demi huruf yang diperhatikan adalah
huruf demi huruf tanpa melihat formasi kata, artinya ruang kosong antara dua
kata tidak diperhitungkan.
Peraturan penjajaran pertama kali dibuat oleh Charles Ammi Cutter, kemudian
diikuti oleh American Library Association (ALA) dan Library of Congress (LC).
Peraturan yang dibuat Cutter ini pada dasarnya adalah penjajaran menurut abjad.
ALA Filing Rules (1942) merupakan rangkuman terhadap berbagai peraturan
penjajaran yang ada pada waktu itu. Di samping itu LC juga membuat
peraturan yang sengaja dibuat untuk keperluan LC yaitu Filing Rules for the
Dictionary Catalog of the Library or Congress (1956).
Di Indonesia sampai saat ini belum ada peraturan yang standar untuk melakukan
penjajaran katalog. Dalam hal ini kita dapat menggunakan peraturan penjajaran
yang disusun L.K. Somadikarta berjudul “Dasar-dasar susunan menurut abjad”,
yang didasari dari peraturan ALA dan beberapa peraturan lainnya. Prinsip
peraturan ini pada dasarnya adalah kata demi kata, tidak mengabaikan punktuasi
dan kata depan pada permulaan kata pertama dengan beberapa perkecualian, serta
beberapa ketentuan lainnya.
Dengan adanya komputer, maka pengabjadan katalog bisa dibantu dengan komputer.
Meskipun demikian perlu diketahui bahwa sesungguhnya komputer mempunyai banyak
keterbatasan dalam membuat susunan berdasarkan abjad atau nomor urut. Komputer
sesungguhnya hanya melakukan pengabjadan secara otomatis, sehingga perlu
melakukan penyesuaian seperlunya agar tujuan dibuatnya susunan berabjad dapat
dicapai.
Untuk itu suatu prinsip yang sama untuk semua program komputer adalah bahwa
bagaimanapun canggihnya suatu sistem komputer dalam mengabjad tetap perlu
intervensi manusia untuk mendapatkan hasil pengabjadan yang baik dan benar. Hal
ini terutama karena cukup banyak terdapat perkecualian dalam prinsip mengabjad.
By. Khaerul Anwar
Aja Klalen Ngomong KESUWUN
Tidak ada komentar:
Posting Komentar