MODUL I
SISTEM INFORMASI DI PERPUSTAKAAN
I. ORGANISASI INFORMASI
Yang dimaksud dengan Informasi adalah Informasi Rekam
yaitu pengetahuan yang dikomunikasikan melalui pelbagai media rekam. Jika
dilihat dari bentuk penyajiannya, informasi rekam dapat dituangkan dalam
berbagai bentuk media, yaitu : (1 ) Media cetak biasa,;(2) Media Cetak Mikro,
seperti mokrofilm dan mikrofis ; (3) Media pandang.
Dengan berlimpahnya informasi maka semakin sulit untuk
memperoleh informasi yang tepat dari sejumlah bahan pustaka tersebut. Oleh
karena itudiperlukan adanya pengaturan atau organisasi supaya informasi rekam
yang ada dapat ditemukan kembali secara tepat bila ada yang memerlukannya.
Di perpustakaan, organisasi informasi berkisar pada
pelbagai kegiatan yang bertujuan supaya setiap bahan pustaka dalam koleksi
perpustakaan dapat :
(1) diketahui tempat fisiknya melalui nomor panggil,
dan (2) dikenali melalui sajian ringkas dari bahan pustaka yang disebut dengan
cantuman bibliografi.
Dengan organisasi informasi, perpustakaan membangun
sistem informasi untuk menunjang temu kembali informasi dari koleksi bahan
pustaka. Untuk itu perpustakaan dapat dipertimbangkan untuk dikatakan sebagai
sistem informasi dalam konsep yang mendasar. Kerangka dasar sistem informasi
memberikan garis besar yang sederhana, serta menunjukan bagian-bagian utama
yang sama pada semua lembaga simpan dan temu kembali informasi, seperti
perpustakaan, kearsipan, pusat dokumentasi dan informasi, tanpa memperhatikan
tingkat mekanisasi mauoun jenis informasi yang dikelola lembaga-lembaga
tersebut.
Dalam sistem informasi terdapat 4 (empat) komponen
yaitu : (1) bahan pustaka; (2) susunan koleksi; (3) katalog; (4) pengguna. Di
samping empat komponen di atas terdapat dua proses yang terjadi yaitu
pengindeksan yang merupakan kegiatn pokok dalam pengaturan bahan pustaka yang
ada, serta sistem temu kembali yang dilakukan oleh pengguna untuk menemukan
bahan pustaka yang dibutuhkan..
II. KATALOG PERPUSTAKAAN
Katalog perpustakaan merupakan sarana temu
kembali informasi hasil kegiatan pengindeksan. Setiap entri katalog memuat
cantuman bibliografi sebagai sajian ringkas bahan pustaka bahan pustaka di
perpustakaan. Selain cabtuman bibliografi pada entri katalog juga terdapat
nomor panggil yaitu kode unik, diberikan pada setiap bahan pustaka yang
menunjukan tempat/lokasi bahan pustaka itu dalam susunan koleksi.
Tujuan katalog adalah :
1. Untuk memungkinkan
pengguna menemukan bahan pustaka, jika yang diketahui dari bahan pustaka itu
adalah : a). Nama pengarang; b). Judul; c) subjek
2. Untuk menunjukan
karya-karya yang dimiliki perpustakaan: a) oleh pengarang tertentu; b) mengenai
subjek tertentu; c) dalam jenis (atau bentuk0 literatur tertentu.
3. Untuk membantu dalam
pemilihan buku dari segi : a) edisinya b) karakternya.
Satu perangkat katalog atau satu sistem katalog
tersebut memberikan baik pendekatan pengarang, pendekatan judul, maupun
pendekatan subjek.
Ada dua macam sistem katalog yaitu :
1. Sistem katalog berkelas, terdiri dari tiga susunan
katalog :
a. Katalog berkelas, yaitu katalog subjek yang entri
katalognya disusun menurut nomor kelas (notasi) berdasarkan suatu skema
klasifikasi
b. Katalog Pengrarang – judul yang entri katalognya
disusun berdasarkan abjad nama pengarang dan abjad judul dalam satu urutan
c. Indeks subjek, terdiri dari kata-kata yang disusun
menurut abjad dan mengacu ke nomor kelas yang terdapat dalam katalog berkelas.
2. Sistem katalog berabjad. Ada 2 (dua) macam, yaitu :
a.Katalog berabjad terpadu (dictionary catalog)
menampilkan entri-entri katalog, masing-masing untuk pengarang, judul, dan
subjek, yang disususn dalam satu urutan berabjad.
b. Katalog terbagi (divided catalog), ada 2 (dua)
macam pilihan yaitu :
1). Katalog terbagi dua, terdiri dari 2 susunan
katalog
2). Katalog terbagi tiga, atau katalog 3 (tiga)
dimensi, terdiri dari 3 susunan katalog.
Ada beberapa macam bentuk katalog, yaitu :
1. Katalog kartu (card
catalog) yang menggunakan kartu berukuran 12.5 x 7.5 cm yang disusun
dalam laci-laci katalog. Katalog kartu ini bersifat lentur karena entri-entri
katalog untuk bahan pustaka baru dapat disisipkan tanpa mengubah susunan yang
semula.
2. Katalog berkas (sheaf
catalog) yang juga lentur sifatnya.
3. Katalog buku (Book
catalog), setiap halaman pada katalog buku ini memuat sejumlah entri katalog.
4. Katalog dalam
komputer yaitu OPAC (On-line Public Access Catalog). Katalog ini jelas lentur
dapat didekati dari berbagai segi.
Selain katalog, sarana temu kembali yang dapat
digunakan adalah susunan buku di rak. Penempatan buku di rak dilakukan dengan
cara penempatan relatif untuk buku yang disusun berdasarkan subjek, dan
penempatan tetap dimana buku ditempatkan pada rak yang sudah diberi tanda
terlebih dahulu.
III. KEBIJAKAN DALAM PENGATALOGAN
Keberhasilan temu kembali bahan pustaka dan kualitas
rekaman bibliografi tidak hanya dipengaruhi oleh standar-standar yang
digunakan dalam pengolahan bahan pustaka. Ada faktor-faktor lain yang tidak
kalah pentingnya, yaitu :
- pencatatan keputusan-keputusan kerja, serta pemeliharaan jajaran dan catatan-catatan itu supaya selalu sesuai dengan keadaan kini;
- pengaturan tata kerja yang memudahkan tiap tahap pengolahan bahan pustaka;
- pemeliharaan dan penyuntingan sistem katalog secara terus menerus.
Terdapat beberapa kebijakan yang mungkin terjadi di
beberapa perpustakaan yaitu :
1. Pengatalogan analitik (analytical cataloging)
Tujuan pengatalogan analitik adalah mengeluarkan
bagian bahan pustaka yang akan tersembunyi dalam entri yang dibuat untuk bahan
pustaka itu secara keseluruhan.
2. Pengatalogan terbatas (limited cataloging)
Istilah pengatalogan terbatas digunakan
untuk pengurangan yang diterapkan pada proses pengatalogan.
3. Pengatalogan sentral (centralized cataloging)
Pengatalogan sentral digunakan untuk pengatalogan yang
dikerjakan oleh suatu bahan badan di luar perpustakaan. Tujuannya untuk
menghindari duplikasi pengatalogan untuk bahan pustaka yang sama.
By Khaerul Anwar
Aja Klalen Ngomong KESUWUN
Tidak ada komentar:
Posting Komentar