MODUL 1
PENGANTAR PENGEMBANGAN KOLEKSI
Pada dasarnya tugas utama
setiap pustakawan adalah membangun koleksi yang kuat demi kepentingan pemakai
perpustakaan. Pengembangan koleksi mencakup semua kegiatan untuk memperluas
koleksi yang ada di perpustakaan terutama aspek seleksi dan evaluasi.
KEGIATAN BELAJAR 1
RUANG LINGKUP KEGIATAN
PENGEMBANGAN KOLEKSI
Perpustakaan dan unit informasi lainnya mempunyai tujuan utama, yaitu untuk
membantu dalam transfer informasi dan pengembangan pengetahuan.
Menurut Evans (2000) dalam Developing library and information center
collection, ia menggambarkan proses transfer informasi dengan menggunakan 9
lingkaran kegiatan yang terus berputar secara berkesinambungan.
Transfer informasi dapat
digambarkan sebagai proses kegiatan yang berkesinambungan, yang terdiri dari
9 komponen kegiatan, yaitu:
1.
Identifikasi
2. Seleksi
3. Pengadaan
4.
Organisasi
5.
Pengolahan
6.
Penyimpanan
7.
Interprestasi
8.
Pemanfaatan
9.
Penyebaran
Proses perputaran transfer informasi tersebut diawali dari tahap
identifikasi, yaitu suatu kegiatan untuk memilih antara informasi yang tepat
dengan yang tidak tepat. Dalam dunia informasi dikenal dengan istilah ledakan
informasi. Dengan adanya kondisi tersebut, diperlukan kegiatan seleksi untuk
mendapatkan informasi yang tepat atau penting. Setelah melakukan pengadaan
informasi, kegiatan selanjutnya adalah melakukan pengaturan informasi menjadi
beberapa cara. Kegiatan selanjutnya adalah tahap persiapan untuk penyimpanan
informasi, artinya informasi harus mudah dicari kembali. Seringkali pengguna
membutuhkan bantuan untuk mendapatkan informasi yang diinginkan. Pada akhirnya,
pengguna memanfaatkan informasi tersebut dan menyebarkan hasil dari pekerjaan
mereka pada lingkungan internal maupun eksternal atau keduanya. Proses ini
terus-menerus berlangsung secara berkesinambungan selama perpustakaan itu ada.
A. Koleksi Perpustakaan
Salah satu komponen perpustakaan adalah koleksi. Dalam hal ini, yang
dimaksud dengan koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang
dikumpulkan. diolah, dan disimpan untuk disebarluaskan kepada masyarakat guna
memenuhi kebutuhan informasi mereka. Adapun tujuan penyediaan koleksi
perpustakaan adalah untuk menunjang pelaksanaan program lembaga induknya.
Bahan pustaka yang tersedia di perpustakaan dapat dikelompokkan dalam dua
bentuk sebagai berikut:
1. Tercetak
a.
Buku/monograf
adalah
terbitan yang mempunyai satu kesatuan yang utuh, dapat terdiri dari satu jilid
atau lebih.
Terbitan yang termasuk dalam kelompok ini adalah buku, laporan penelitian,
skripsi, tesis, dan disertasi.
b. Bukan
buku
1) Terbitan
berseri adalah terbitan yang diterbitkan terus-menerus dalam jangka waktu
terbit tertentu, dapat berupa harian, mingguan, bulanan, dan sebagainya.
2) Peta
3) Gambar
4) Brosur,
pamflet, booklet
5) Makalah,
merupakan karya yang mempunyai nilai sementara, tidak diolah sebagaimana bahan
pustaka lainnya.
2. Tidak tercetak
a. Rekaman
gambar, seperti film, video CD, mikrofilm, dan mikrofis.
b. Rekaman
suara, seperti piringan hitam, CD, kaset.
c. Rekaman
data magnetik/digital, seperti karya dalam bentuk disket, CD dan pangkalan
data, dan yang dikemas secara on-line.
Semua jenis perpustakaan mengelola koleksi perpustakaan. Berikut ini adalah
ragam koleksi yang selayaknya tersedia di perpustakaan:
1. Koleksi
rujukan
Koleksi rujukan merupakan
tulang punggung perpustakaan dalam menyediakan informasi yang akurat.
Berbagai bentuk dan jenis
informasi, seperti data, fakta, dapat ditemukan dalam koleksi rujukan. Oleh
karena itu, perpustakaan perlu melengkapi koleksinya dengan berbagai jenis
koleksi rujukan, seperti ensiklopedia umum dan khusus, buku pegangan/handbook,
pedoman/manual, direktori, abstrak, indeks, bibliografi, biografi,
atlas, berbagai standar, dan sebagainya dalam bentuk buku maupun non buku
ataupun noncetak.
2. Bahan
ajar
Bahan ajar ditujukan bagi
perpustakaan perguruan tinggi, sekolah, dan perpustakaan lembaga pendidikan
lainnya. Bahan ajar berfungsi untuk memenuhi tujuan kurikulum.
3. Terbitan
berseri
Koleksi ini bertujuan untuk
melengkapi informasi yang tidak terdapat di dalam bahan ajar dan bahan rujukan.
Perpustakaan melanggan bermacam-macam terbitan berseri, seperti majalah umum,
majalah ilmiah, dan surat kabar.
4. Terbitan
pemerintah
Berbagai terbitan pemerintah,
seperti lembaran negara, himpunan peraturan negara, kebijakan, laporan tahunan,
pidato resmi sering juga dimanfaatkan oleh para pemakai perpustakaan.
5. Muatan
lokal (Local Content)
Muatan lokal, meliputi koleksi
lokal (local collection) dan literatur kelabu (grey literature).
Koleksi lokal meliputi bahan
pustaka tentang suatu topik yang sifatnya lokal. Sedangkan literatur kelabu
meliputi semua karya ilmiah dan non-ilmiah yang dihasilkan oleh suatu perguruan
tinggi atau lembaga induk lainnya dari perpustakaan yang bersangkutan. Yang
termasuk literatur kelabu antara lain:
a. Skripsi,
tesis, dan disertasi
b. Makalah
seminar, simposium, konferensi
c. Laporan
penelitian, dan laporan kegiatan lainnya
d. Publikasi
internal, termasuk majalah, buletin
6. Bahan
bacaan untuk rekreasi intelektual
Perpustakaan perlu menyediakan
bahan bacaan atau bahan lain untuk keperluan rekreasi intelektual dan bahan
bacaan lain yang memperkaya khasanah pengguna.
Berbagai macam koleksi
tersebut bisa disediakan dalam bentuk cetak maupun noncetak karena dengan
adanya teknologi informasi, saat ini banyak informasi disajikan dalam berbagai
media, seperti bentuk elektronik maupun bahan pandang dengar.
B. Pengembangan
Koleksi
Pengembangan koleksi merupakan suatu proses universal untuk perpustakaan
karena setiap perpustakaan akan membangun koleksi yang kuat demi kepentingan
pengguna perpustakaan. Kegiatan membangun koleksi perpustakaan tersebut dikenal
dengan istilah pengembangan koleksi.
Pengembangan koleksi merupakan terjemahan dari istilah collection
development, yang dalam The ALA Glossary of Library and Information Science
(1983) didefinisikan sebagai berikut:
A term which encompasses a number of activities related to the development
of the library collection, including the determination and coordination of
selection policy, assessment of needs of users and potential users, collection
use studies, collection evaluation, identification of collection needs,
selection of materials, planning for resource sharing, collection maintenance,
and weeding.
Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa pengembangan koleksi
merupakan suatu proses kegiatan yang mencakup sejumlah kegiatan yang
berhubungan dengan pengembangan koleksi perpustakaan, termasuk menetapkan dan
koordinasi terhadap kebijakan seleksi, penilaian terhadap kebutuhan pengguna
dan pengguna potensial, kajian penggunaan koleksi, evaluasi koleksi,
identifikasi kebutuhan koleksi, seleksi bahan pustaka, perencanaan untuk
bekerjasama, pemeliharaan koleksi, dan penyiangan.
Ruang lingkup kegiatan pengembangan koleksi sangat luas cakupannya, tidak
hanya melakukan pengadaan bahan pustaka, tetapi juga melakukan pembinaan terhadap
koleksi tersebut sehingga istilah pengembangan koleksi juga dikenal dengan
istilah pembinaan koleksi, pembinaan bahan pustaka, dan pengadaan bahan
pustaka.
Proses pengembangan koleksi
terdiri dari 6 komponen kegiatan, yaitu:
1. Analisis masyarakat,
dalam hal ini masyarakat pengguna
2. Kebijakan
seleksi
3. Seleksi
4. Pengadaan
5.
Penyiangan
6. Evaluasi
Tujuan utama dibentuknya
perpustakaan adalah memberikan informasi yang terbaik yang dibutuhkan
masyarakat yang dilayaninya.
Menurut Evans (2000), dalam
Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2005) telah dijelaskan perincian
kegiatan pengembangan koleksi, yang terdiri dari:
1.
Menentukan kebijakan umum pengembangan koleksi
Kebijakan pengembangan koleksi
untuk setiap jenis perpustakaan adalah sama, yaitu didasari pada asas:
a.
Kerelevanan
b.
Berorientasi pada kebutuhan pengguna
c.
Kelengkapan
d.
Kemutakhiran
e. Kerja
sama
2.
Menentukan kewenangan, tugas, dan tanggung jawab semua unsur yang terlibat dalam
pengembangan koleksi
Setiap perpustakaan membentuk
struktur organisasi yang terdiri dari:
a. Kepala
Kepala perpustakaan berhak
menetapkan pengadaan bahan pustaka yang telah diseleksi.
b. Bagian
administasi
c. Bagian
layanan teknis
Bagian layanan teknis
merupakan bagian yang mengurus masalah pengembangan koleksi perpustakaan. Tugas
bagian ini adalah menentukan kebijakan pengembangan koleksi, memilih dan
mengadakan bahan pustaka yang tepat, dan mengolah bahan pustaka, kemudian
disimpan dalam rak dan dimanfaatkan oleh pengguna.
d. Bagian layanan
pengguna
Pemilihan bahan pustaka
dilakukan oleh tim seleksi yang terdiri dari:
a.
Pustakawan
b. Tenaga
pengajar dan peneliti
c. Mahasiswa
d. Unit
kerja lainnya apabila diperlukan
Pada perpustakaan khusus, dilibatkan juga para peneliti ataupun pengguna
lain yang berasal dari lembaga induknya. Sedangkan untuk perpustakaan umum,
tokoh masyarakat dan penyandang dana bisa dilibatkan dalam kegiatan
pengembangan koleksi.
Sebuah perpustakaan yang besar, bisa memperluas organisasinya dengan
mempunyai bidang/bagan khusus pengembangan koleksi. Hal ini diperlukan jika
volume pengembangan koleksinya begitu besar sehingga tidak cukup ditangani oleh
sebuah sub bagian/sub bidang.
Berikut adalah contoh gambar struktur organisasi perpustakaan dengan volume
pengembangan koleksi yang besar.
3. Mengidentifikasi kebutuhan pengguna
Kajian informasi bisa
dilakukan dengan cara melakukan observasi terhadap pengguna yang datang,
informasi apa yang biasanya dicari.
4. Memilih
dan mengadakan bahan pustaka melalui pembelian, tukar-menukar hadiah, dan
penerbitan sendiri menurut prosedur yang tertib.
Dalam melakukan pemilihan bahan
pustaka, diperlukan alat bantu yang biasa digunakan, seperti:
a.
Katalog penerbit
b.
Bibliografi
c.
Tinjauan dan resensi
d.
Pangkalan data perpustakaan lain
e.
Sumber-sumber lain dari internet
f. Silabus
mata kuliah
5. Merawat
bahan pustaka
Perawatan bahan pustaka dapat
dikategorikan dalam 3 jenis, yaitu:
a. Perawatan
dari segi fisik bahan pustaka
b. Perawatan
koleksi (isi dari keseluruhan koleksi)
c. Perawatan
dari segi teknologi dan media
6. Menyiangi
koleksi
Penyiangan koleksi adalah
pemilahan bahan pustaka yang dinilai tidak bermanfaat lagi bagi perpustakaan.
Tujuannya adalah untuk:
a. membina
dan memperbaiki nilai pelayanan informasi oleh perpustakaan
b.
memperbaiki penampilan dan kinerja perpustakaan
c.
meningkatkan daya guna dan hasil guna ruang koleksi
7.
Mengevaluasi koleksi
Evaluasi koleksi adalah upaya
menilai daya guna dan hasil guna koleksi dalam memenuhi kebutuhan pengguna
serta program lembaga induknya.
Tujuan evaluasi koleksi
adalah:
a.
Mengetahui mutu, lingkup, dan kedalaman koleksi
b.
Menyesuaikan koleksi dengan tujuan dan program perpustakaan serta lembaga
induknya
c. Mengikuti
perubahan, perkembangan, sosial budaya, ilmu dan teknologi
d.
Meningkatkan nilai informasi
e.
Mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi
f.
Menyesuaikan kebijakan penyiangan koleksi
Tidak ada komentar:
Posting Komentar